Potilastiedot ja asiakirjat

Harjulassa noudatetaan tietoturvapolitiikkaa, joka kattaa kuntoutuksen kaiken toiminnan ja niihin liittyvät tietojenkäsittelytehtävät. Tietosuojaperiaatteemme edellyttävät, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti potilaan perusoikeuksia kunnioittaen sekä yksityisyyttä suojaamalla.

Jokaisen Harjulassa työskentelevän on sitouduttava annettuihin ohjeisiin sekä määräyksiin. Velvoitteissa korostetaan salassapidon, vaitiolovelvollisuuden ja yksityisyyden suojan toteutumista sekä tietoturvallisuuden, tietosuojan, hyvän tietojenkäsittelytavan ja laadun merkitystä.

Tietojärjestelmien luotettavuus on varmistettu niin, ettei ulkopuolisella ole mahdollisuutta nähdä, muuttaa, tuhota tai muuten käsitellä potilasasiakirjoja tai potilastietoja.

Potilastietorekisteri

Potilaan hyvän hoidon toteuttamiseksi ylläpidetään Harjulan kuntoutuksessa potilastietorekisteriä. Potilaan hoidon eri vaiheissa laadittavat, käytettävät, saapuneet potilasasiakirjat ja potilastiedot muodostavat potilastietorekisterin.

Potilastietorekisteriin kuuluvat hoito- ja tutkimustietojen lisäksi mm. lähetteet, palautteet, laskutustiedot, ajanvaraustiedot, tutkimus- ja toimenpidepyynnöt sekä tutkimustulokset ja – lausunnot. Rekisteriin kuuluvat sekä sähköiset että paperille laaditut potilasasiakirjat.

Potilastietorekisteriin eivät kuulu muussa tarkoituksessa kuin potilaan hoidossa syntyneet potilasasiakirjat.

Harjulan kuntoutuksen potilastietorekisterin tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisältö, tietolähteet, säännönmukaiset tietojen luovutukset, rekisteröidyn oikeudet sekä rekisterinsuojausperiaatteet.

Potilastietojen käsittely

Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja taikka teknisiä tallenteita, jotka sisältävät potilaan terveydentilaa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Laissa potilasasiakirjatiedot luokitellaan arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi. Terveydenhuollon toimintayksikössä tietojen käsittelyn peruste on hoidon toteuttamiseen liittyvän työtehtävän hoito.

Hoitosuhde

Potilastietojen käsittely edellyttää potilaan roolin syntymistä ja aktiivista hoitosuhdetta. Hoitosuhde syntyy potilaan ja terapeutin välille, mikäli potilaasta on tullut Harjulaan lähete tai potilas on hakeutunut ilman lähetettä. Potilastietojen käsittely on sallittu myös tilanteissa, joissa valvova viranomainen pyytää lain perusteella selvitystä potilaan hoidosta.

Potilastietojen käsittely hoidon aikana

Potilastietoja käsittelevät potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Tietoja käsitellään myös erikseen määritellyissä maksutapahtuma- ja tietojenkäsittelytehtävissä. Tietoja saa käsitellä vain siinä laajuudessa kuin työtehtävä huomioon ottaen on tarpeellista.

Potilasasiakirjoihin merkitään käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Terveydenhuollon ammattihenkilö on velvollinen kirjaamaan hoidon kannalta tarpeelliset tiedot potilasasiakirjoihin siinäkin tapauksessa, että potilas kieltäisi niiden merkitsemisen.

Potilasta koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä koskee vaitiolovelvollisuus, hyväksikäyttökielto sekä käyttötarkoitussidonnaisuus.